La Caja de una empresa es el lugar donde se deposita el dinero disponible, que existe en la misma por aportes de sus dueños o por ingresos derivados de su actividad. Esos recursos, en general, se depositan o guardan en lugares seguros, y no están a disposición directa de quienes manejan la entidad.
En toda empresa, pública o privada se asignan recursos dinerarios para afrontar los gastos diarios no previstos en el presupuesto habitual, con el fin de resolver situaciones cotidianas urgentes, que no permiten seguir trámites habituales de autorización de gastos; y que por ser de poco monto, deben resolverse de inmediato evitando perjuicios mayores, y para hacer más ágil ciertas gestiones. En general los fondos disponibles en Caja Chica son reducidos, y cada institución determinará su monto máximo.
Tal vez se trate de enviar una documentación urgente, sacar fotocopias, servir un refrigerio a un cliente importante, abonar papelería faltante, proceder al arreglo de cerraduras, gastos de viáticos no habituales, etcétera, que requieren una resolución inmediata, y pago en efectivo, pues no justifica la emisión de cheques.
Por supuesto, el responsable del manejo de la Caja Chica, deberá requerir los comprobantes de gastos, que deberán justificarse ante los superiores, y registrarse, para hacer una rendición mensual de cuentas, gastos que podrán descontarse del total de ingresos, como cualquier otro gasto, especialmente con fines tributarios. Es posible, además que esos fondos de caja Chica, puedan ser objeto de arqueos sorpresivos, con fines de control, por lo cual se recomienda llevar un adecuado control de los gastos y un registro sistematizado.
EJEMPLO
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REPORTE DE CAJA CHICA
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OCTUBRE
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Periodo: Del 01 al 31/10/2014
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Oficina: ORURO
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N°
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Fecha
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Detalle
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C/Factura
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C/Recibo
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Otro
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Total
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1
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02/10/2014
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PASAJE PARA IR ADUANA
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15.00
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15.00
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2
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06/10/2014
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COMPRA DE CAFÉ, AZUCAR, ETC.
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164.00
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165.00
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3
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10/10/2014
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PASAJE PARA SIB
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5.00
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5.00
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4
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15/10/2014
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COMPRA DE 11 EJEMPLARES PERIODICO LA PATRIA
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44.00
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44.00
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5
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17/10/2014
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PASAJE PARA 3 PRESONAS APOYO EN EXPOTECO
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30.00
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30.00
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6
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18/10/2014
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POR ARREGLO FLORAL PARA FERIA EXPOTECO 2014
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100.00
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100.00
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7
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18/10/2014
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PASAJE PARA 2 PRESONAS APOYO EN EXPOTECO
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20.00
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20.00
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8
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18/10/2014
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REFRIGERIO PARA UNA PERSONA EXPOTECO
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35.00
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35.00
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9
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19/10/2014
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REFRIGERIO PARA UNA PERSONA EXPOTECO
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20.00
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20.00
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10
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20/10/2014
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PASAJE PARA UNA PERSONA FERIA EXPOTECO DE LUNES A
VIERNES
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50.00
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50.00
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11
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21/10/2014
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PASAJE PARA PAGO DE SERVICIOS BASICOS
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15.00
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15.00
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12
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24/10/2014
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PASAJE PARA PAGO EN LA PATRIA
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10.00
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10.00
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13
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24/10/2014
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PAGO POR SUSCRIPCION LA PATRIA
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92.00
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92.00
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14
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26/10/2014
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PASAJE PARA 2 PRESONAS APOYO EN EXPOTECO
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20.00
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20.00
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15
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26/10/2014
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REFRIGERIO PARA UNA PERSONA EXPOTECO
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24.00
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24.00
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TOTAL
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435.00
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209.00
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645.00
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Monto Entregado
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3000,00
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Total a Reembolsar
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2,355.00
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Bibliografía consultada:
- Contabilidad Intermedia de Finney
Miller.
- Contabilidad Intermedia de Magne.
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