sábado, 29 de noviembre de 2014
miércoles, 19 de noviembre de 2014
Arqueo de Caja Chica
Arqueo de caja chica
La Caja de una empresa es el lugar donde se deposita el dinero disponible, que existe en la misma por aportes de sus dueños o por ingresos derivados de su actividad. Esos recursos, en general, se depositan o guardan en lugares seguros, y no están a disposición directa de quienes manejan la entidad.
En toda empresa, pública o privada se asignan recursos dinerarios para afrontar los gastos diarios no previstos en el presupuesto habitual, con el fin de resolver situaciones cotidianas urgentes, que no permiten seguir trámites habituales de autorización de gastos; y que por ser de poco monto, deben resolverse de inmediato evitando perjuicios mayores, y para hacer más ágil ciertas gestiones. En general los fondos disponibles en Caja Chica son reducidos, y cada institución determinará su monto máximo.
Tal vez se trate de enviar una documentación urgente, sacar fotocopias, servir un refrigerio a un cliente importante, abonar papelería faltante, proceder al arreglo de cerraduras, gastos de viáticos no habituales, etcétera, que requieren una resolución inmediata, y pago en efectivo, pues no justifica la emisión de cheques.
Por supuesto, el responsable del manejo de la Caja Chica, deberá requerir los comprobantes de gastos, que deberán justificarse ante los superiores, y registrarse, para hacer una rendición mensual de cuentas, gastos que podrán descontarse del total de ingresos, como cualquier otro gasto, especialmente con fines tributarios. Es posible, además que esos fondos de caja Chica, puedan ser objeto de arqueos sorpresivos, con fines de control, por lo cual se recomienda llevar un adecuado control de los gastos y un registro sistematizado.
La Caja de una empresa es el lugar donde se deposita el dinero disponible, que existe en la misma por aportes de sus dueños o por ingresos derivados de su actividad. Esos recursos, en general, se depositan o guardan en lugares seguros, y no están a disposición directa de quienes manejan la entidad.
En toda empresa, pública o privada se asignan recursos dinerarios para afrontar los gastos diarios no previstos en el presupuesto habitual, con el fin de resolver situaciones cotidianas urgentes, que no permiten seguir trámites habituales de autorización de gastos; y que por ser de poco monto, deben resolverse de inmediato evitando perjuicios mayores, y para hacer más ágil ciertas gestiones. En general los fondos disponibles en Caja Chica son reducidos, y cada institución determinará su monto máximo.
Tal vez se trate de enviar una documentación urgente, sacar fotocopias, servir un refrigerio a un cliente importante, abonar papelería faltante, proceder al arreglo de cerraduras, gastos de viáticos no habituales, etcétera, que requieren una resolución inmediata, y pago en efectivo, pues no justifica la emisión de cheques.
Por supuesto, el responsable del manejo de la Caja Chica, deberá requerir los comprobantes de gastos, que deberán justificarse ante los superiores, y registrarse, para hacer una rendición mensual de cuentas, gastos que podrán descontarse del total de ingresos, como cualquier otro gasto, especialmente con fines tributarios. Es posible, además que esos fondos de caja Chica, puedan ser objeto de arqueos sorpresivos, con fines de control, por lo cual se recomienda llevar un adecuado control de los gastos y un registro sistematizado.
EJEMPLO
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REPORTE DE CAJA CHICA
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OCTUBRE
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Periodo: Del 01 al 31/10/2014
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Oficina: ORURO
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N°
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Fecha
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Detalle
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C/Factura
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C/Recibo
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Otro
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Total
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1
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02/10/2014
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PASAJE PARA IR ADUANA
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15.00
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|
15.00
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2
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06/10/2014
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COMPRA DE CAFÉ, AZUCAR, ETC.
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164.00
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|
|
165.00
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3
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10/10/2014
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PASAJE PARA SIB
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5.00
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|
5.00
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4
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15/10/2014
|
COMPRA DE 11 EJEMPLARES PERIODICO LA PATRIA
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|
44.00
|
|
44.00
|
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5
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17/10/2014
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PASAJE PARA 3 PRESONAS APOYO EN EXPOTECO
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|
30.00
|
|
30.00
|
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6
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18/10/2014
|
POR ARREGLO FLORAL PARA FERIA EXPOTECO 2014
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100.00
|
|
|
100.00
|
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7
|
18/10/2014
|
PASAJE PARA 2 PRESONAS APOYO EN EXPOTECO
|
|
20.00
|
|
20.00
|
|
8
|
18/10/2014
|
REFRIGERIO PARA UNA PERSONA EXPOTECO
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35.00
|
|
|
35.00
|
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9
|
19/10/2014
|
REFRIGERIO PARA UNA PERSONA EXPOTECO
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20.00
|
|
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20.00
|
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10
|
20/10/2014
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PASAJE PARA UNA PERSONA FERIA EXPOTECO DE LUNES A
VIERNES
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50.00
|
|
50.00
|
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11
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21/10/2014
|
PASAJE PARA PAGO DE SERVICIOS BASICOS
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|
15.00
|
|
15.00
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12
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24/10/2014
|
PASAJE PARA PAGO EN LA PATRIA
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|
10.00
|
|
10.00
|
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13
|
24/10/2014
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PAGO POR SUSCRIPCION LA PATRIA
|
92.00
|
|
|
92.00
|
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14
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26/10/2014
|
PASAJE PARA 2 PRESONAS APOYO EN EXPOTECO
|
|
20.00
|
|
20.00
|
|
15
|
26/10/2014
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REFRIGERIO PARA UNA PERSONA EXPOTECO
|
24.00
|
|
|
24.00
|
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TOTAL
|
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|
435.00
|
209.00
|
|
645.00
|
|
Monto Entregado
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3000,00
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Total a Reembolsar
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2,355.00
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Bibliografía consultada:
- Contabilidad Intermedia de Finney
Miller.
- Contabilidad Intermedia de Magne.
Videos relacionado:
Arqueo de Caja
ARQUEO DE CAJA
El Arqueo de Caja es una herramienta de control que
se desprende del Libro Auxiliar de Caja. Consiste en analizar las
transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado
todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta,
corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques, etc.
La operación es simple, se debe considerar el dinero existente al comenzar el día, a esto se le
debe sumar las ventas realizadas, restar los pagos, y el resultado de la suma
algebraica debe reflejar el equivalente a la cantidad de dinero que tenga
en caja.
Aspectos a tener en
cuenta para realizar el arqueo:
-
El saldo
inicial, en ocasiones la gestión se prefiere realizar en base a una misma
cantidad de dinero al iniciar el día
-
La
gestión de pagos, en ocasiones los pagos se realizan con una caja alternativa
-
La
retirada de dinero al banco al finalizar el día.
-
El
control de los cobros realizados según los medios de pago permitidos por el local.
En un solo libro existen rayados para el control de
entrada/salida, etc. Con relación al libro de control de gastos pagados por
caja, se puede emplear por uno de tres
columnas: entrada, salida y saldo. Generalmente en las empresas de
tamaño chico, a esta estructura de tres columnas se las denomina Planilla de
Tesorería.
Es frecuente que en los
arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro
mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se
le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos.
Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta
“Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.
IMPORTANCIA DEL ARQUEO DE CAJA
Realizando un
arqueo de caja periódicamente, estamos haciendo un control interno de efectivo
en el cual se verifica la administración de todo el dinero que la empresa
recibe por sus ventas y otros ingresos, así como por las salidas de éste con un
programa adecuado para cancelar proveedores de bienes y servicios. Con el
propósito de: Proteger el efectivo contra residuos, fraudes e inconsistencias,
así como controlar la adecuada contabilización de las partidas, verificar el
cumplimiento de las políticas de la empresa y el desempeño eficiente de los
empleados.
Las entradas de efectivo en la empresa, corresponden a, Venta al contado, Cobros a clientes, Préstamos obtenidos, y Ventas de activos
Es conveniente crear fondo de caja menor o caja chica, asignando una persona encargada de su administración, para gastos menores, a la que se le fijará un monto de acuerdo al movimiento de la empresa, y deberá hacerse un reembolso por períodos breves no mayores de un mes, utilizando comprobantes de caja menor que se elaboraran cada vez que la caja tenga movimiento.
El arqueo de caja chica se debe realizar haciendo un conteo minucioso y detallado, separando el efectivo por grupo de nominaciones, y debe ser realizado por una persona diferente a quien realiza la documentación
Dentro de los documentos que no forman parte del efectivo pero que deben considerarse al momento de hacer el arqueo están; Vales de cajas, Cheques posfechados y Cheques devueltos entre otros.
Las entradas de efectivo en la empresa, corresponden a, Venta al contado, Cobros a clientes, Préstamos obtenidos, y Ventas de activos
Es conveniente crear fondo de caja menor o caja chica, asignando una persona encargada de su administración, para gastos menores, a la que se le fijará un monto de acuerdo al movimiento de la empresa, y deberá hacerse un reembolso por períodos breves no mayores de un mes, utilizando comprobantes de caja menor que se elaboraran cada vez que la caja tenga movimiento.
El arqueo de caja chica se debe realizar haciendo un conteo minucioso y detallado, separando el efectivo por grupo de nominaciones, y debe ser realizado por una persona diferente a quien realiza la documentación
Dentro de los documentos que no forman parte del efectivo pero que deben considerarse al momento de hacer el arqueo están; Vales de cajas, Cheques posfechados y Cheques devueltos entre otros.
EJEMPLO
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EMPRESA BOLIVIA LTDA.
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ARQUEO DE CAJA
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31 DE OCTUBRE DE 2014
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SEGÚN LIBROS EN Bs.:
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171,000.00
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|
DETALLE DE ARQUEO DE BILLETES
|
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|
CANTIDAD
|
VALOR
|
VALOR TOTAL
|
|
500
|
200.00
|
100,000.00
|
|
350
|
100.00
|
35,000.00
|
|
300
|
50.00
|
15,000.00
|
|
400
|
20.00
|
8,000.00
|
|
500
|
10.00
|
5,000.00
|
|
TOTAL BILLETES
|
163,000.00
|
|
|
DETALLE DE ARQUEO MONEDAS
|
||
|
CANTIDAD
|
VALOR
|
VALOR TOTAL
|
|
300
|
5.00
|
1,500.00
|
|
200
|
2.00
|
400.00
|
|
150
|
1.00
|
150.00
|
|
140
|
0.50
|
70.00
|
|
100
|
0.20
|
20.00
|
|
TOTAL MONEDAS
|
2,140.00
|
|
|
DETALLE DE ARQUEO CHEQUES
|
||
|
NUMERO
|
BANCO
|
VALOR TOTAL
|
|
3546
|
DE CREDITO
|
1,800.00
|
|
771
|
BISA
|
2,200.00
|
|
1825
|
MERCANTIL
|
1,300.00
|
|
TOTAL CHEQUES
|
5,300.00
|
|
|
TOTAL ARQUEO
|
170,440.00
|
|
|
FALTANTE
|
560.00
|
|
|
SOBRANTE
|
-
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CAJERO
|
|
AUDITOR
|
Bibliografía consultada:
- Contabilidad Intermedia de Finney
Miller.
-
Contabilidad
Intermedia de Magne.
Video de consulta:
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